В ходе исполнения договора подряда одной из наиболее распространенных проблем является юридически правильное оформление и ведение документации. Руководствуясь личным опытом, а также имеющейся судебной практикой, мы приведем рекомендации, которые помогут не допустить либо минимизировать негативные последствия возможных споров между сторонами договора.
1. СОСТАВЛЕНИЕ АКТА РАЗГРАНИЧЕНИЯ
Фактически под актом разграничения понимается документ, составляемый сторонами для разграничения ответственности по выполненным работам на объекте. Предметом данного акта являются виды работ, их объемы, качество, стоимость и период.
Если в ходе выполнения работ по договору подряда, заказчик будет вынужден заменить подрядчика, а часть работ к тому моменту будет выполнена, при помощи акта разграничения можно установить границы произведенных работ, а также зафиксировать, объемы работы для выполнения следующим подрядчиком.
Кроме того, акт разграничений используется для фиксации места остановки работ в случае прекращения либо приостановления исполнения договора одной из сторон.
2. СОБЛЮДЕНИЕ ПОРЯДКА ПЕРЕДАЧИ АКТОВ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ (промежуточных актов выполненных работ)
Промежуточный акт выполненных работ — это документ, фиксирующий один из этапов выполнения работ. Данный документ применяется достаточно часто, поскольку крупные договоры, в связи с их объемом исполняются не сразу, а в соответствии с утвержденным графиком сдачи работ. Каждый из завершенных этапов фиксируется предварительным актом выполненных работ.
Акт выполненных работ – это один из важнейших документов, так как является подтверждением, что одна сторона выполнила поставленную перед ней задачу, а другая - приняла и не имеет претензий по качеству.
Унифицированной формы акта не предусмотрено. Заказчик и подрядчик используют тот бланк, который отражает содержание конкретных видов работ. К примеру, в строительстве заполняются формы № КС-2, КС - 3.
Форма № КС - 2 - это акт о приемке выполненных работ, а форма № КС - 3 - это справка о стоимости выполненных работ и затрат, соответственно форма № КС - 2 является основанием для подписания формы № КС - 3.
Единого порядка выставления промежуточного акта выполнения работ нет, так как сдача работ по договору в основном регулируется сторонами в договоре.
Вне зависимости от наличия или отсутствия спора, акты выполненных работа (далее – АВР) необходимо передать исключительно в оригиналах и под входящий номер, даже если такой порядок прямо не предусмотрен договором или иными договоренностями сторон.
В случае если вы являетесь заказчиком, при получении АВР необходимо фиксировать дату получения АВР и дать на него ответ в срок и в соответствии с условиями Договора.
Пренебрежение обязательностью фиксации даты отправки или получения АВР, обязательным ответом на АВР исключает обоснованность предъявления претензий в будущем.
3. ОБЯЗАТЕЛЬНОСТЬ СМЕТЫ
Смета – это финансовый документ, который дает возможность со значительной долей точности и детализировано определить стоимость выполнения тех или иных работ. Расчеты производятся на стадии планирования, после чего они все оформляются в официальный документ и передаются заказчику.
К сожалению, в строительной сфере установилась негативная практика: при заключении договоров подряда общая стоимость договоров фиксируется сторонами без конкретизации видов, объемов и стоимости запланированных работ.
Согласно Гражданскому кодексу Республики Казахстан (далее – ГК РК) проектно-сметная документация (далее – ПСД) не является обязательным условием при заключении договора подряда. При отсутствии ПСД сторонам в обязательном порядке необходимо составить, согласовать и подписать смету.
При наличии сметы любая из сторон четко сможет разграничить выполнение/невыполненные работы и их стоимость.
Смета позволяет:
1. соразмерить стоимость реализации поставленных задач с реальным бюджетом;
2. заблаговременно подготовить источники денежных вливаний;
3. избежать необоснованных расходов.
При возникновении спора наличие сметы позволяет провести объективную экспертизу и определить твердые суммы по претензиям сторон.
4. ГРАФИК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
Согласно ст. 620 ГК РК в договоре подряда указываются начальный и конечный сроки выполнения работы. По согласованию между сторонами в договоре могут быть предусмотрены также сроки завершения отдельных этапов работы (промежуточные сроки).
Если иное не предусмотрено договором, подрядчик несет ответственность за нарушение как начального и конечного, так и промежуточных сроков выполнения работ.
На практике в договоре стороны делают ссылку на график работ, при этом прописывают лишь общий срок выполнения работ и не отражают этапы работы, сроки, в том числе даты их выполнения.
В связи с чем рекомендуем при наличии в договоре ссылки на график работ, предусмотреть такой график в действительности.
5. ПЕРЕПИСКА
В целом, при исполнении договора подряда сложилась практика устных договоренностей сторон.
Достаточно распространены ситуации, когда стороны устно вносят изменения в условия Договора (меняются виды, объемы и стоимость работ), решения принимаются неуполномоченными сотрудниками сторон, в устной форме фиксируются приемку работ и пр.
В целях исключения возникновения спорных вопросов необходимо вести строгий учет осуществляемой переписки: письма и иные документы передавать исключительно под входящий номер, переговоры вести с уполномоченными лицами и фиксировать их результаты .
В случае отправки писем или документов посредством почты или курьерской службы, использовать функцию «с уведомлением». При отправки писем или документов посредством электронной почты (если такая возможность предусмотрена договором), применять функцию «Отчет о доставки» и «Отчет о прочтении». Желательно, само направляемое письмо вставлять в текст сообщения, и скан версию прикладывать во вложения.
Также возможно включение в текст договора условий о том, что переписка уполномоченных лиц посредством Интернет-мессенджеров признается сторонами как официальная.
При отправке/передаче корреспонденции в обязательном порядке следует удостовериться, что передаваемые письма содержат указание на предложение с точный перечень приобщенных документов.
Произведенная сторонами переписка на бумажном носителе является доказательством волеизъявления сторон. Любая электронная переписка также имеет силу доказательства, однако для целей исключения оспаривания такой переписки в суде оппонентом необходимо до подачи иска в суд обратиться к нотариусу для заверения в виде обеспечения доказательств имеющейся переписки. Важно отметить, что обращение к нотариусу за обеспечением доказательств уже в период наличия в суде гражданского дела, исключает юридическую силу обеспеченного нотариусом такого доказательства.
6. ИСКЛЮЧЕНИЕ ИНЫХ ИЛИ ПРЕДЫДУЩИХ РЕДАКЦИИ ИСПОЛНЯЕМОГО ДОГОВОРА
Часто бывают случаи, когда стороны на определенных условиях заключают (подписывают) договор, а позже меняют условия договора или даже сторон договора.
В связи с чем, настоятельно рекомендуем уничтожать оригиналы всех экземпляров ранее подписанного договора, условия или стороны которого были изменены.
Если оригинал договора с подписью и печатью был направлен контрагенту на подписание на бумажном носителе, а потом в договор были внесены изменения, рекомендуем истребовать и уничтожить все экземпляры ранее направленного договора.
Если договор с подписью и печатью был направлен контрагенту на подписание посредством электронной почты или любого иного средства электронной связи, рекомендуем после изменения условий договора направить письмо с указанием на то, что:
• ранее направленный договор теряет силу;
• договор был подписан на измененных условиях (возможно с иными реквизитами).
Дополнительно в ответ на такое письмо возможно запросить у контрагента подтверждение утраты силы ранее подписанного договора в виду переподписания договора на изменённых условиях.
7. ВЕДЕНИЕ АВТОРСКОГО И ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА
Ведение авторского и технического надзора предусмотрено не на всех строительных площадках. Однако если такой надзор предусмотрен договором подряда, рекомендуем :
1. для осуществления надзора привлечь специалистов в данной области;
2. в договоре подряда отразить в том числе:
a. наличие надзора;
b. границы и объемы надзора;
c. порядок взаимодействия надзора с заказчиком и подрядчиком отдельно;
d. сторонами в переписке являются как заказчик и подрядчик, так и надзор;
3. обеспечить ведение надлежащего документооборота в течение всего надзора;
4. передачу надзору и подрядчику технических заданий, ПСД, дизайнерского проекта и иных документов, из которых будут усматриваться требования к работам на объекте, фиксировать письменно;
5. любые изменения внесенные в ПСД, дизайн проект, или иные документы, из которых будут усматриваться требования к работам на объекте, вносить в порядке установленном договором, с обязательной письменной фиксацией принятия и согласия сторон.
8. ПРИМЕНЕНИЕ ТЕРМИНОЛОГИИ ДОГОВОРА
Рекомендуем вне зависимости от заявлений, требований или просьб контрагента, именовать составляемые в ходе исполнения договора документы так, как это прямо предусмотрено договором, не допуская в том числе и сокращений.
Зачастую в ходе исполнения договора стороны присваивают документам названия, которые в итоге отличаются от тех, что были предусмотрены договором. В результате в рамках судебных процессов суды не признают документы, имеющие отличительное от условий договора названия, в качестве доказательств, не смотря на указание в них предмета подписания.
9. ФИКСАЦИЯ ПЕРЕДАЧИ ИЛИ ПРИНЯТИЕ ПСД, ДИЗАЙН ПРОЕКТА
Учитывая, что ПСД или дизайн проект разрабатываются одной из сторон и в последующем в них могут быть внесены изменения, рекомендуем в обязательном порядке фиксировать на самой документации даты принятия, ознакомления, согласования и подобное. Подписи необходимо собрать у заказчика, подрядчика, надзора, при этом подрядчику, в свою очередь, необходимо в таком же порядке ознакомить своих субподрядчиков с внесенными в документацию изменениями.
10. СОБЛЮДЕНИЕ ПРОЦЕДУР, УСТАНОВЛЕННЫХ ДЛЯ СООТВЕТСТВУЮЩИХ СИТУАЦИЙ
В рамках исполнения договора возникают такие ситуации, при которых: подрядчик может просрочить сдачу работ либо заказчик - поставку материалов или не обеспечить доступ к объекту и другие. При наступлении подобных обстоятельств, несогласной стороне следует инициировать переписку и отразить имеющиеся вопросы и требования.
Кроме того, договором должны быть предусмотрены действия сторон при возникновении определенных ситуаций, например: в установленные сроки вызывать представителя контрагента, своевременно извещать контрагента о возникших вопросах, разрешение которых возможно только с участием контрагента, требовать разъяснений, приостанавливать работы.
Если контрагент ведет себя подозрительно или недобросовестно, необходимо отреагировать приостановлением работ, инициировать переписку в части недобросовестного поведения контрагента, которые могут быть расценены как виновные действия, и несут в себе риск нарушений условий договора, с постановкой вопроса о последующем расторжении договора (если это предусмотрено договором, в зависимости от ситуации).
Только выполнив все условия договора добросовестно со своей стороны, возможно обезопасить свою позицию.
11. ОПЛАТА ЗАКАЗЧИКОМ СТОИМОСТИ СВЫШЕ И НЕ В СООТВЕТСТВИИ С УСТАНОВЛЕННЫМ ДОГОВОРОМ ПОРЯДКЕ
Во избежание двоякого восприятия действий заказчика всю оплату предпочтительно производить строго в соответствии с условиями договора.
Например, договором предусмотрена поэтапная оплата после завершения и сдачи определенного объема. Однако заказчик по просьбе подрядчика выплачивает ему сумму до завершения определенного этапа, то есть не в соответствии с установленным порядком. Такие действия заказчика суды расценивают как выполнение Подрядчиком спорного объема.
При наличии необходимости выплаты подрядчику сумм свыше размера и/или ранее сроков, установленные договором, во избежание возникновения спорных моментов рекомендуем истребовать у подрядчика письменный запрос на выдачу денег предоплатой (авансом) и подтверждение того, что деньги запрашиваются до завершения этапа, под гарантию выполнения этого объема.
12. ПРИВЛЕЧЕНИЕ К ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Часто встречаются ситуации, когда одна сторона заключает договор с другой стороной по рекомендации третьей стороны, которая ручается за рекомендуемое лицо. Однако такое третье лицо не несет какой-либо ответственности за неисполнение рекомендуемой стороной своих обязательств.
Для того, чтобы первая сторона имела право и основания привлечь третью сторону к ответственности, необходимо в письменном виде закрепить ответственность и границы такой ответственности третьей стороны либо в основном договоре, либо отдельным соглашением.
Только в таком случае третье лицо, рекомендовавшее вторую сторону (исполнителя или заказчика), будет нести ответственность.
13. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ
При заключении и исполнении договора необходимо удостовериться в полномочиях исполнительного органа или доверенного лица контрагента.
Для начала через портал «электронное правительство» следует проверить наличие полномочий и сведения об исполнительном органе и запросить у уполномоченного лица оригинал доверенности. Стоит отметить, что полномочия на каждое совершаемое действие представителем контрагента в рамах исполнения договора должны быть закреплены в доверенности (заключение договоров, подписание доп.соглашений, принятие и поставки ТМЦ, принятие или непринятие работ и т.д.).
Просим особое внимание обращать на полномочия вносить изменения в договор (то есть инициировать такие изменения со стороны контрагента) и подписывать дополнительные соглашения. Указанные действия не являются одним и тем же, а следуют друг за другом. Следовательно, и полномочия должны быть четко и недвусмысленно прописаны.
Исполнение договора подряда требует строго соблюдения норм закона и условий договора. К сожалению, не все риски можно предусмотреть и исключить, однако строгое соблюдение всех условий договора и норм закона, обеспечит обоснованность позиции в споре.
Данные рекомендации не содержат в себе прямых отсылок к нормам законодательства Республики Казахстан и могут применяться индивидуально, в зависимости от обстоятельств дела.
