Оформление приема работника в компанию

Юрист MG Partners Екатерина Жмака

Основным звеном, задающим рост и прогресс компании, являются работники, благодаря которым предприятие может осуществлять свою деятельность.

Но, чтобы у компании не было проблем с трудовыми договорами при трудоустройстве работников, и возможных проблем с трудовой инспекцией, руководству необходимо ответственно подходить к подготовке всей документации и ведению внутреннего учета в компании.

В этой статье, мы озвучим основные моменты, на которые стоит обращать внимание при найме работников, какие документы необходимо подготовить и какие обязательные пункты стоит озвучить новоприбывшему работнику и создать максимально безопасные условия для обеих сторон.

Одним из таких важных пунктов является кадровое делопроизводство внутри компании. Это то, чем пренебрегают многие работодатели, когда сталкиваются с оформлением на работу, тем самым неправильно осуществляя прием работников в компанию.

О том, как в соответствии с трудовым законодательством правильно оформить принятие на работу, какие необходимо получить документы от будущего работника и многое другое будет представлено ниже в нашей статье в помощь работодателю.

С чего начинается прием нового работника?

В соответствии с требованиями трудового законодательства Республики Казахстан, прием на работу оформляется путем издания акта работодателя, на основании заключенного трудового договора, с дальнейшим ознакомлением под роспись Работника.

В данном акте (приказе о приеме на работу) следует отражать ФИО работника, его индивидуальный идентификационный номер (ИИН), наименование занимаемой должности, условия оплаты труда, условия об испытательном сроке, а при необходимости и другие условия приема на работу.

На практике сложилось такое, что перед заключением трудового договора, работник в произвольной форме пишет заявление на имя руководителя компании-работодателя о приеме его на работу на соответствующую должность с определенной даты. Однако, законодательными актами не предусмотрена обязанность написания такого заявления.

Для заключения трудового договора при приеме на работу Работодатель вправе требовать только те документы, которые предусмотрены законодательством Республики Казахстан, предусмотренные Статьей 32 Трудового кодекса.

Рассмотрим основной перечень таких документов при трудоустройстве работника в Компанию (ТОО):

1. 1) документ, удостоверяющий личность работника (удостоверение личности или паспорт гражданина РК; для иностранных граждан - заграничный паспорт; свидетельство о рождении для лиц, не достигших 16-летнего возраста; для кандасов - удостоверение кандаса, выданное местными исполнительными органами).
2. 2) вид на жительство иностранца в Республике Казахстан или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
3. 3) документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
4. 4) документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
5. 5) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с ТК РК и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан);
6. 6) при заключении трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних лиц - представление справки о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения;
7. 7) при заключении трудового договора по совместительству с другим работодателем - предоставление справки о характере и условиях труда по основному месту работы (место работы, должность, условия труда);

В Трудовом договоре важно отразить содержание следующих данных:

1. 1) реквизиты сторон (наименование компании/ФИО работника, БИН/ИИН, адреса сторон, регистрационные/личные данные сторон);
2. 2) порядковый номер трудового договора;
3. 3) срок действия трудового договора, его начало и конец;
4. 4) место выполнения работы (при дистанционной не указывается);
5. 5) занимаемая должность работника;
6. 6) размер заработной платы и условия оплаты труда и иные условия оплаты;
7. 7) количество предоставляемых отпускных дней (согласно ТК РК не менее 24 календарных дней);
8. 8) наличие испытательного срока (для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств организаций – до 6 месяцев, для остальных работников – до 3 месяцев);
9. 9) режим работы и времени отдыха (стандартно при пятидневной рабочей неделе - 40 часов работы (8 часов в день),
10. 10) характеристику условий труда, гарантии и льготы, если работа относится к тяжелым и (или) выполняется во вредных и (или) опасных условиях;
11. 11) права и обязанности сторон;
12. 12) порядок изменения и прекращения трудового договора;
13. 13) ответственность сторон.

Также в трудовом договоре законодательно предусмотрена возможность по соглашению сторон рассмотрение иных условий, не противоречащих законодательству РК. К ним можно отнести условия о неконкуренции, увеличенное количество отпускных дней, дополнительные оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска поощрительного характера и другое, не противоречащее минимальным стандартам трудового законодательства.

Для регулирования действий работника следует ознакомить его под роспись с должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка, кодексом этики и иными внутренними документами, чтобы в случае нарушения каких-либо из положений, можно было применить дисциплинарное взыскание или же в некоторых случаях – расторгнуть трудовой договор.

Хотели бы отметить, что согласно трудовому законодательству Казахстана, заработная плата устанавливается и уплачивается только в национальной валюте РК – то есть в тенге. Выплата и указание в трудовом договоре заработной платы в валюте – не допускается, даже с указание эквивалентного значения.

Минимальная заработная плата (МЗП) на 2022 год составляет 60 000 тенге, а уже в 2023 году данный показатель будет увеличен до 70 000 тенге. Следовательно, если в 2022 году были заключены трудовые договоры с указанием МЗП, то с 1 января 2023 необходимо будет внести корректировки в действующий трудовой договор по увеличению заработной платы до 70 000 тенге.

Прием на работу нерезидентов РК

Если работник является нерезидентом Республики Казахстан, то для трудоустройства ему необходимо получить индивидуальный идентификационный номер (ИИН). Поэтому стоит заранее позаботиться и провести все процедуры по формированию.

Еще один из немаловажных моментов, это направление по нерезиденту после его пересечения границы РК. Уведомление направляется в срок до 3 календарных дней в соответствующие уполномоченные органы РК.

Для того, чтобы пребывание нерезидента из стран ЕАЭС превышало 90 дней, и нерезидент из ЕАЭС смог спокойно находиться на территории РК в течение 1 года, необходимо получить разрешения на временное проживание. Для этого трудовой договор должен быть заключен не более 1 (одного) года. В дальнейшем для увеличения срока пребывания работника-нерезидента, необходимо будет продлевать Трудовой договор на 1 год и подавать повторно на продление РВП.

При трудоустройстве нерезидентов не из стран ЕАЭС – необходимо заранее получить квоту на привлечение рабочей силы (разрешение). Для этого работодатели ежегодно до 1 октября представляют в соответствующие местные исполнительные органы по месту нахождения заявление о потребности в привлечении в следующем году.

Как трудоустроить директора, если он же является учредителем компании?

Если директор и учредитель в одном лице, то согласно законодательству трудовой договор не заключается. В данном случае трудовые отношения оформляются актом работодателя о приеме на работу, который должен содержать трудовую функцию, срок осуществления трудовой деятельности, дату начала работы, место выполнения работы, а также размер и иные условия оплаты труда.

Заключительные действия по оформлению и регистрации Трудового договора

По итогу принятия работника на работу, работодатель обязан произвести регистрацию заключенного трудового договора в течение 5 рабочих дней в Единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД), а также при необходимости внесение сведений о приеме на работу в трудовую книжку работника (при ее наличии).

На данный момент, основные порталом ЕСУТД для внесения сведений является Электронная биржа труда

На данном сайте можно также заключить электронный трудовой договор, вместо бумажной версии, который будет подписан с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) работодателя (как юридического лица) и работника (как физического лица).

Сведения, которые вносятся в ЕСУТД должны полностью соответствовать сведениям, указанным в трудовом договоре, само же прикрепление (скан вариант) трудового договора – не требуется. К основным внесенным данным относятся:

• реквизиты сторон (ИИН/БИН, далее данные автоматически выгружаются в базе);
• номер договора, его дата подписания, дата начала работы и срок действия договора;
• должность по национальному классификатору занятий (НКЗ), а также штатную должность работника;
• вид работы (основная, по совместительству);
• режим рабочего времени (нормальное, сокращенное, неполное, меньшая продолжительность, гибкий);
• место выполнения работы.

Если в дальнейшем, будут внесены какие-либо изменения/дополнения в трудовой договор, то они также подлежат внесению работодателем в ЕСУТД не позднее 15 календарных дней со дня подписания изменений и дополнений в трудовой договор обеими сторонами.

Пока на данный момент законодательно не предусмотрены штрафные санкций по нарушению данного срока, но все же стоит соблюдать установленные правила. Выполнение данных требований будет осуществляться государственными инспекторами труда в рамках государственного контроля, и, в случае выявления неисполнения работодателями обязанностей по внесению сведений в ЕСУТД будут выдаваться предписания со сроком устранения. Если же, после предъявленного предписания нарушения не будут устранены, то уже тогда материалы будут направляться в судебные органы для привлечения работодателя к административной ответственности. Но пока на практике это все неоднозначно до конца.

Мы все же рекомендуем придерживаться установленных законодательством нормам, особенно, когда привлекаются нерезиденты. Правильность оформления всех документов также придаст работодателю лучшую позицию в дальнейшем при возникновении каких-либо судебных трудовых споров.

Давайте подытожим моменты, которые необходимо сделать работодателю при приеме нового работника на работу.

Основные действия со стороны работодателя при приеме на работу выглядят следующим образом:

1. Прием заявления от работника о трудоустройстве (необязательно по закону, на усмотрение работодателя);
2. Запрос и получение необходимых документов для заключения трудового договора;
3. Заключение между работником и работодателем трудового договора;
4. При необходимости заключение договора о полной материальной ответственности, договора о неконкуренции и иных соглашений;
5. Передача работнику подписанных документов;
6. Издание приказа работодателя о приеме на работу работника;
7. Ознакомление работника под роспись с приказом;
8. Ознакомление работника под роспись с должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка, кодексом этики и иными внутренними документами;
9. Регистрация заключенного трудового договора в течение 5 рабочих дней в Единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД), а также при необходимости внесение сведений о приеме на работу в трудовую книжку работника (при ее наличии);
10. Получение РВП при трудоустройстве работника из стран ЕАЭС.

Если же работник-нерезидент (не из стран ЕАЭС), то до начала заключения и выполнения всех пунктов, необходимо сначала получить разрешение на работу.

Для того чтобы все процессы прошли максимально плодотворно для обеих сторон, заранее важно обговорить все нюансы перед заключением трудового договора. Как директору компании, необходимо выставить все условия с максимально благоприятными условиями, так и работнику, важно детально изучить предложенные условия и применить в соответствии со своими ожиданиями и возможностями.

Читайте статьи наших юристов и следите за продолжением!